Bestätigung der RFI- und Angebotsabgabe in Keelvar

Die Überprüfung von RFI- und Angebotseinreichungen stellt die rechtzeitige Teilnahme an Keelvar-Veranstaltungen sicher. In diesem Leitfaden werden die Verwendung der Aufgabenliste zur Veranstaltungsteilnahme, die Interpretation von Echtzeit-Bestätigungsbannern und die Überprüfung der sicheren Datenerfassung erläutert. Mechanismen für sofortiges Feedback sorgen für Transparenz für Bieter und bestätigen, dass die Antworten für Käufer zugänglich sind und den Veranstaltungsanforderungen entsprechen.

Feedback zur Veranstaltungsteilnahme

Die Seite „Veranstaltungsübersicht“ enthält eine Aufgabenliste, die den Teilnahmefortschritt in Echtzeit verfolgt. Diese Liste bietet einen visuellen Hinweis auf die abgeschlossenen Anforderungen vor Ablauf der Veranstaltungsfrist. Bei der Angebotsabgabe erscheint ein grünes Banner, um die Abgabe zu bestätigen und die Gebote für bestimmte Lose aufzulisten (gilt sowohl für Online- als auch für Offline-Gebotsabgaben).

  • Dokumenten-Tracker: Überwacht den Download-Status von Begleitdokumenten. Sobald alle Dateien heruntergeladen wurden, erscheint ein grünes Häkchen
  • RFI-Fortschritt: Zeigt die Anzahl der eingereichten Antworten im Vergleich zur Gesamtzahl der Fragen an
  • Gebotseinreichungsstatus: Verfolgt die Anzahl der Lose mit aktiven Geboten
Aufgabenliste für die Teilnahme an einer Veranstaltung
Abbildung 1. Aufgabenliste für die Teilnahme an einer Veranstaltung
Banner für erfolgreiches Hochladen von Geboten
Abbildung 2. Banner für erfolgreiches Hochladen von Geboten
Alle Aufgaben für die Veranstaltung erfolgreich abgeschlossen
Abbildung 3. Alle Aufgaben für die Veranstaltung erfolgreich abgeschlossen

Hinweis zu E-Mail-Benachrichtigungen: Automatisierte E-Mail-Bestätigungen für Angebotsabgaben sind ein optionales Ereignisprotokollcol wird vollständig vom Käufer der Veranstaltung kontrolliert. Abhängig von der Ereigniskonfiguration können E-Mail-Bestätigungen möglicherweise nicht eingehen. Das grüne In-App-Banner dient als primäre Bestätigung, dass das System die Daten sicher gespeichert und dem Käufer sofort zugänglich gemacht hat.

RFI-Antwortbestätigung

Um den RFI-Status zu überprüfen, sehen Sie sich den Abschnitt „Fortschritt“ in der oberen linken Ecke der RFI-Oberfläche an. Diese Ansicht identifiziert beantwortete und unbeantwortete Fragen.

  1. Überprüfen Sie das grüne Häkchen: Stellen Sie sicher, dass in der oberen rechten Ecke jeder beantworteten Frage ein grünes Häkchen angezeigt wird.
  2. Gating-Antworten bestätigen: Senden und bestätigen Sie Gating-Antworten, indem Sie Gating-Antworten bestätigen auswählen.
  3. Entsperrte Abschnitte überprüfen: Bestätigen Sie, dass die Abschnitte Veranstaltungsinformationen und Unterstützende Dokumente entsperrt sind. Dies geschieht nur nach korrekter Übermittlung der Gating-Antworten.
RFI-Fortschritts- und Gating-Bestätigungsschnittstelle
Abbildung 4. RFI-Fortschrittsstatus

Bestätigung des Angebotsblatts

Keelvar bietet eine explizite visuelle Bestätigung beim Hochladen eines Angebotsblatts oder bei der Online-Übermittlung Änderungen.

  1. Sehen Sie sich die Sitzungszusammenfassung an: Überprüfen Sie das Bestätigungsbanner oben auf dem Gebotsblatt auf eine Aufschlüsselung der während der aktuellen Sitzung erfolgreich abgegebenen Gebote für Lose.
  2. Sichtbarkeit während der Navigation beibehalten: Stellen Sie sicher, dass die Aufschlüsselung während der Navigation zwischen der Gebotsliste und der Veranstaltungsübersicht sichtbar bleibt.
  3. Status einzelner Gebote überprüfen: Sehen Sie sich die Spalte Status an, um die Gültigkeit jedes einzelnen Gebots zu bestätigen.
Banner und Statusspalte für die Angebotseinreichungsbestätigung
Abbildung 5. Bestätigung der Angebotseinreichung

Einreichungsaktualisierungen

Überarbeitungen bleiben bis zum Veranstaltungsschluss zulässig. Der erneute Eintritt in eine Veranstaltung zum Bearbeiten und erneuten Einreichen von Angeboten oder RFI-Antworten ersetzt die vorherige Einreichung. Nur die neueste Zeitgestempelte Daten gelangen in die Bewertungsphase.

Umfassende Anleitungen zu den verschiedenen Einreichungsmethoden finden Sie in der Dokumentation zu Offline-Gebotseinreichung oder Online-Gebotseinreichung.

Überprüfung nach der Einreichung

Nach Erhalt einer erfolgreichen Bestätigungsnachricht sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich. Das Erscheinen eines Bestätigungsbanners für die Einreichung zeigt an, dass die Teilnahme sicher ist und die Daten sofort zugänglich sind Käufer.

  • Sofortiger Zugriff: Käufer erhalten sofort nach der Übermittlung Zugriff auf die Antworten
  • Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Bieter können eine Kopie des eingereichten Angebotsblatts für interne Aufzeichnungen herunterladen
  • Prüfpfad: Keelvar führt ein Prüfprotokoll aller Einreichungsversuche, um die Integrität der Beschaffung sicherzustellen