Transférer une invitation à un événement

Les soumissionnaires élargissent leurs équipes événementielles via des ajouts directs ou des demandes d'accès manuelles. L'ajout direct est la méthode la plus efficace car elle contourne l'approbation de l'acheteur. Alternativement, les utilisateurs qui reçoivent des invitations partagées doivent s’inscrire et demander l’accès. Ce processus nécessite une confirmation manuelle de la part de l'acheteur avant que la participation à un événement ne soit autorisée.

Invitations des membres de l'équipe à des événements

Les soumissionnaires peuvent inviter des membres de l'équipe qui ne sont pas initialement inclus dans un événement via deux méthodes :

  • Ajouter un membre de l'équipe : l'option la plus efficace, car elle ne nécessite pas l'approbation de l'acheteur
  • Demander l'accès : si une invitation est transférée ou reçue via une boîte de réception commune, le destinataire peut demander l'accès ; cela nécessite une approbation manuelle de la part de l'acheteur et peut entraîner des retards. 

Si le destinataire partage exactement le même domaine de messagerie d'entreprise que l'invité d'origine, l'accès est généralement automatiquement accordé. Si les domaines ne correspondent pas ou si l'organisateur de l'événement a activé des paramètres de sécurité stricts, cela nécessite une approbation manuelle de la part de l'acheteur et peut entraîner des retards. 

Inscription et accès initial

Les destinataires d'une invitation doivent créer un compte auprès de Keelvar s'il n'en existe pas. Une fois inscrit, l'événement apparaît dans l'Event Invite la section. En fonction du domaine de messagerie et des paramètres de l'acheteur, l'accès est soit accordé automatiquement, soit reste restreint jusqu'à ce que l'acheteur accorde les autorisations. Un membre de l'équipe existant ayant accès à l'événement peut également accélérer cette opération en ajoutant directement l'utilisateur.

Options d'invitation

Depuis la page Inviter, les utilisateurs choisissent parmi les options suivantes :

  1. Demander un accès : le système évaluera votre domaine de messagerie. Si elle est éligible, votre demande est approuvée automatiquement. Dans le cas contraire, l'Acheteur examine la demande d'octroi ou de refus des autorisations de participation.
  2. Rejeter : l'invitation est refusée et la participation n'est pas possible

Interface de sélection pour accepter ou rejeter une invitation

Figure 1. Accepter ou rejeter une invitation à un événement

Si un utilisateur a demandé l'accès et attend l'approbation de l'acheteur, un membre de l'équipe disposant d'un accès existant peut accélérer le processus en utilisant la méthode d'ajout direct.

Interface affichant une demande d'accès en attente d'approbation de l'acheteur

Figure 2. Accès demandé et en attente d'approbation par l'acheteur

Pour plus d'informations sur la gestion d'équipe, reportez-vous à l'article concernant les ajouts de membres d'équipe.

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