Gérer les invitations à des événements en tant que soumissionnaire

Une fois invité à un événement de sourcing, un soumissionnaire peut ajouter des membres de l'équipe ou transférer l'invitation, mais uniquement au niveau de l'événement : il n'existe aucun moyen de rediriger toutes les futures invitations en masse. Les membres de l'équipe sont ajoutés dans l'onglet Aperçu de l'événement via Ajouter un membre de l'équipe. Les invitations transférées déclenchent un statut d'accès demandé que l'acheteur doit approuver. Pour être ajoutée automatiquement aux événements futurs, la demande doit être adressée à l'organisation acheteuse.

Les invitations à des événements sont gérées par l'organisation acheteuse. Cependant, en tant que soumissionnaire, une fois que vous êtes invité à un événement, vous pouvez ajouter d'autres membres de l'équipe ou transférer l'invitation directement depuis Keelvar.

L'ajout de membres d'équipe ou le transfert d'invitations ne peuvent être effectués qu'au niveau de l'événement. Il n'est pas possible de rediriger toutes les invitations à des événements vers un autre utilisateur. Si vous ou l'un des membres de votre équipe souhaitez être régulièrement ajouté aux événements de sourcing, adressez votre demande à l'acheteur car il peut ajouter de nouveaux utilisateurs aux événements ouverts et conserver les coordonnées pour les futurs appels d'offres.

Ajouter un membre de l'équipe

Vous pouvez ajouter des membres de l'équipe en tant qu'utilisateurs pour un événement dans l'onglet Présentation de l'événement.


Figure 1. Accepter ou refuser une invitation à un événement
  1. Dans l'onglet Vue d'ensemble de l'événement, dans laDans la section Membres de l'équipe sur le côté droit de la page, cliquez sur Ajouter un membre de l'équipe.
  2. Saisissez son nom complet dans le champ Nom et saisissez son adresse e-mail dans le champ E-mail
  3. Cliquez sur Ajouter à l'équipe

Un e-mail sera envoyé à un utilisateur pour lui permettre de s'inscrire et d'accepter l'invitation. Si l'utilisateur possède déjà un compte Keelvar, l'e-mail d'invitation contiendra un lien pour accepter l'invitation. À partir de là, le membre de l'équipe apparaîtra sous les membres de son équipe comme invité jusqu'à ce qu'il ait accepté l'invitation dans l'équipe.

Pour supprimer un membre de l'équipe d'un événement, dans la zone Membres de l'équipe, cliquez sur l'icône Modifier à côté du nom du membre de l'équipe, puis cliquez sur Supprimer de l'équipe.

Transférer une invitation à un événement

Un enchérisseur peut également ajouter des membres d'équipe non invités en transférant l'invitation directement depuis Keelvar ou en transférant l'e-mail d'invitation à d'autres utilisateurs. 

Dès qu'il reçoit une invitation, l'utilisateur doit s'inscrire auprès de Keelvar s'il ne l'a pas déjà fait. L'événement apparaîtra alors dans leurs invitations. L'acheteur sera informé de cette demande et aura la possibilité d'accorder l'accès au nouvel utilisateur. 

Si un utilisateur a demandé l'accès mais que celui-ci n'a toujours pas été accepté par l'acheteur, un membre de l'équipe ayant accès peut toujours vous ajouter directement via Ajouter un membre de l'équipe.

Figure 2. Accès demandé et en attente d'approbation par l'Acheteur

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