La vérification des RFI et des soumissions d'offres garantit une participation en temps opportun aux événements de Keelvar. Ce guide explique comment utiliser la liste des tâches de participation à un événement, interpréter les bannières de confirmation en temps réel et vérifier que les données sont capturées en toute sécurité. Les mécanismes de retour immédiat assurent la transparence pour les soumissionnaires, confirmant que les réponses sont accessibles aux acheteurs et conformes aux exigences de l'événement.
Commentaires sur la participation à l'événement
La page Aperçu de l'événement comprend une liste de tâches qui suit la progression de la participation en temps réel. Cette liste fournit une indication visuelle des exigences complétées avant la date limite d'un événement. Après la soumission de l'offre, une bannière verte apparaîtra confirmant la soumission et répertoriant les lots sur lesquels l'offre a été faite (pour les enchères en ligne et hors ligne).
- Document Tracker : surveille l'état de téléchargement des documents justificatifs. Une coche verte apparaît une fois que tous les fichiers sont téléchargés.
- Progression de la RFI : affiche le nombre de réponses soumises par rapport au nombre total de questions.
- Statut de soumission des offres : suit le nombre de lots avec des offres actives.
Figure 1. Liste des tâches pour la participation à l'événement
Figure 2. Bannière de téléchargement d'offre réussie
Figure 3. Toutes les tâches de l'événement ont été terminées avec succès
Confirmation de la réponse à la RFI
Pour vérifier l'état de la RFI, consultez la section Progression dans le coin supérieur gauche du Interface RFI. Cette vue identifie les questions avec réponse et sans réponse.
- Confirmez qu'une coche verte apparaît dans le coin supérieur droit de chaque question.
- Assurez-vous que les réponses de contrôle sont soumises et confirmées en sélectionnant Confirmer les réponses de contrôle.
- Vérifiez que les informations sur l'événement et les documents justificatifs sont déverrouillés, ce qui ne se produit qu'après avoir répondu correctement aux questions de contrôle.
Bid sheet confirmation
Keelvar provides explicit visual confirmation upon uploading a bid sheet or submitting online changes.
- Résumé de la session : une bannière de confirmation apparaît en haut de la feuille d'offre, fournissant une répartition des lots sur lesquels les enchères ont été réussies au cours de la session en cours.
- Cette répartition reste visible lors de la navigation entre la feuille de candidature et l'aperçu de l'événement.
- Status Column: Check the Status column to verify the validity of each individual bid.
Mises à jour de la soumission
Les révisions sont autorisées jusqu'à la date limite de l'événement. La saisie à nouveau d'un événement pour modifier et soumettre à nouveau des offres ou des réponses à la DDR remplacera la soumission précédente. Seules les dernières données horodatées sont prises en compte lors de la phase d'évaluation.
Pour des instructions détaillées sur les méthodes de soumission, reportez-vous à Soumettre des offres hors ligne ou Soumettre des offres en ligne.
Vérification après soumission
Aucune autre étape n'est nécessaire après un message de confirmation réussi. Dès que vous voyez une bannière de confirmation de soumission, votre participation est sécurisée et vos données sont immédiatement accessibles aux acheteurs.
- Accès immédiat : les acheteurs ont accès aux réponses immédiatement après leur soumission.
- Tenue des dossiers : les soumissionnaires peuvent télécharger une copie du dossier d'offre soumis pour les dossiers internes.
- Piste d'audit : Keelvar tient un journal d'audit de toutes les tentatives de soumission afin de garantir l'intégrité des achats.